各单位（部门）、全体师生员工、广大校友：

实物档案是学校在开展各项工作中形成的以实物为载体的具有保存价值的历史记录。为了进一步丰富学校档案资源，更好地保存和记录全体师生员工在教学、管理、科研等方面的工作历程和成果，发挥档案存史、资政、育人作用，现将学校实物档案征集有关事项通知如下：

一、征集对象：

校内各单位（部门）、全体师生员工、广大校友

二、征集范围：

学校在开展教学、管理、科研、社会交往等公务活动中形成、获得的具有长远保存利用价值的各种形式的实物，主要包括以下几类：

1.学校在各类公务活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等。

2.国内外知名人士、党政领导赠与或授予学校的题词、字画、签名等。

3.公务活动中获赠的纪念品，主要指各有关部门或个人赠送给学校的牌匾、印章、礼品等。

4.反映学校设计、制作、研发成果的各类获奖实物作品。

5.其他具有保存价值的实物。

三、征集要求：

1.档案收集。各单位（部门）应加强对放在处室中的实物档案的发现和收集工作，确保有保存价值的实物获得妥善保管。

2.档案整理。请各单位（部门）对实物档案进行整理、分类、编制目录，填写《实物档案清单》（见附件）并附上文字说明和图片，注明其形成的时间、地点、制发单位或赠送人等，实物档案与相应的文字结合，更能提高其本身的作用和价值。奖品档案应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。公务礼品应说明物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人。

3.档案移交。请于2023年12月30日前将实物档案及《实物档案移交清单》移交至档案馆（关山校区6405室或鲁巷校区6205室），办理移交手续，交接双方签字。此后新增实物档案随当年其他档案一并归档。

由于特殊原因，应存档的实物确需在有关单位（部门）暂时保留的，须向档案馆提交《实物档案移交清单》，注明档案实体暂时由本单位（部门）自行保管，明确具体保管责任人。实物粘贴学校实物档案统一标识。

4.档案借用。凡属档案馆统一保存的实物档案，单位（部门）如有需要可办理借用手续。

5.档案捐赠。鼓励广大师生员工、校友向学校捐赠属于个人的能够反映学校发展或有纪念意义的史料、实物。

联系人：何娜

联系电话：027-87440659

附件：实物档案移交清单

                                              党办校办    

                                     2023年12月4日